Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Na początku warto określić charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a następnie dobierać rozwiązania techniczne oraz program Zupełnie inną strukturę będzie miało duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy może utrudnić późniejszą logistykę. Im wcześniej powstanie logiczny plan, tym łatwiej kontrolować kolejne decyzje a zespół przygotowujący wydarzenie może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć bardziej praktyczne okazuje się poznanie struktury zaproszonej grupy. Jeżeli zaproszeni są pracownicy z dziećmi, program powinien łączyć aktywności dla dorosłych oraz młodszych uczestników. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Dobre planowanie nie polega na wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na zaplanowaniu atrakcji w sposób wspierający główny cel spotkania.
Warto także ustalić proporcję dorosłych i dzieci, organizację transportu oraz oczekiwany poziom swobody programu. Od takich danych zależy wiele dalszych decyzji organizacyjnych ponieważ liczba gości wpływa na catering i infrastrukturę. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, kolejne elementy trzeba przebudowywać zamiast konsekwentnie realizować plan.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić dostępu dla uczestników i ekip technicznych, a także zaplecza sanitarnego. Braki infrastrukturalne można uzupełnić, ale powinny być uwzględnione już podczas kalkulacji Nie mniej istotne pozostaje rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje obszar aktywności, wypoczynku oraz obsługi technicznej. Poszczególne atrakcje mogą potrzebować bezpiecznego odstępu, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Dobre zagospodarowanie przestrzeni rzadko przyciąga uwagę uczestników – i właśnie o to chodzi podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Kto odpowiada za logistykę, gdy w wydarzeniu uczestniczy wielu dostawców?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a następnie porównuje kilka propozycji. Najbardziej użyteczne porównanie nie powinno jednak ograniczać się do najniższej ceny. Znacznie ważniejsze jest porównanie zakresów odpowiedzialności poszczególnych wykonawców takie jak obsługa techniczna, program i atrakcje czy zaplecze sanitarne. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, ktoś musi połączyć wszystkie harmonogramy w jeden spójny plan. Jeżeli nikt nie zarządza całością łatwo o nakładające się godziny montażu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Zapasowy scenariusz nie powinien być elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz integralną częścią całego projektu. Dobrze wcześniej określić, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Praktyczne zabezpieczenie wydarzenia uwzględnia ponadto problem techniczny. Nie da się przewidzieć każdego możliwego zdarzenia, ale można przygotować procedury ograniczające skutki najczęstszych problemów. Przydatne okazuje się wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za decyzje operacyjne. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast powodować niepotrzebne zamieszanie.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują funkcjonalna lokalizacja, czytelna odpowiedzialność i przemyślany plan awaryjny. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+